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  • 用EXCEL也能做好資料視覺化《Google必修的圖表簡報術》

    資料視覺化已經是現階段資料分析不可或缺的技能,大部分人想到的是目前流行的Tabuleau、
    Power BI,但現實是並非所有地方都有這些軟體,如果僅能用EXCEL,資料視覺化到底能做到何種程度呢?

    最近讀了本關於EXCEL做資料視覺化的好書《Google必修的圖表簡報術》(原文: Storytelling with Data),重新省思,其實資料視覺化不需要太多複雜的技巧、炫目的圖表,回歸初衷,我們只是要說一個好故事讓人買單。我認為這本書最值得參考的地方,在於把很多概念具體化,並附上「修改前」、「修改後」圖表比較,讓讀者可以思考修改的邏輯。以下簡單整理我在這本書裡面獲益最多的重點。

    1. 認清故事重點與聽眾背景
    這應該是個簡報技巧中教到爛到不行的廢話,套用到資料視覺化,這也一樣是重要到不能再重要的重點,原因是資料視覺化的本質其實跟簡報一樣,都是想要說個好故事,既然要說故事,當然要先認清楚故事主軸。「讀資料」是一件違反大腦的事情,我們將資料轉換成圖表,就是為了要降低大腦負擔,讓人更好一腳踏進這批資料想要說的故事,所以不論是發想要用何種形式將資料轉換成圖表,以及如何簡化圖表達到更好的閱讀效果,首先都是必須認清這個故事的重點。

    書中提供了實用的自我檢視清單:
    (1)這個故事需要怎樣的背景才能理解?
    (2)誰是主要聽眾,他們偏好如何? 可能會有那些偏見影響他們接受我們的論點?
    (3)哪些資料可以加強論點?聽眾熟悉這些資料嗎?
    (4)如果時間有限,哪些資訊是觀眾必須優先知道的?哪些是必須強調的?
    (5)想像一下這場報告成功的結果會是如何?

    認清聽眾偏好、釐清故事重點並且精煉故事內容,聽起來或許老生常談,卻是溝通的關鍵,不論是資料溝通還是簡報溝通,重點是將我們的觀點透過不同方式傳達給聽眾,在人的記憶有限之下,如何增強資料記憶點達到溝通最好效果,都必須靠精煉內容,直接了當傳達最重要的資訊。

    2.選擇正確的圖表
    釐清故事內容之後,必須為想表達的資料選擇正確圖表,然而這麼多圖表,該如何選擇? 每種圖表有他是適合的應用場景,重要的是清楚自己想運用這批資料說出的故事,然後再做適合的選擇,以下列出書中提到的一些圖表適用場景。

    (1) 呈現有時間變化趨勢:線圖
    呈現時間內畫如一年內每個月變化、一個月內每天變化趨勢適合用線圖,線圖須注意X軸的單位比需一致,例如以月分呈現的話,就必須呈現1月、2月、3月...,若突然變成1月、2月、5月會增加閱讀難度。若想呈現一段時間的「範圍」,例如某數值在一年內每月的最大最小值變化,也適合以線圖呈現。

    線圖: 呈現一段時間的最大最小值
    資料來源: Storytelling with Data書中附圖

    (2) 呈現兩個時間點的變化趨勢: 斜線圖
    如果呈現變化趨勢只侷限與兩個特定時間點(如從2015到2016年),可以使用斜線圖。斜線圖利用斜率,讓兩個時間點的變化趨勢一眼就讓人看清楚,這適合分類項目稍多的比較,也可以用顏色的對比將想要強調變化的分類明顯的標示出來。因為斜線圖設計需花費較久時間,作者有提供斜線圖的EXCEL範本

    斜線圖
    資料來源: Storytelling with Data書中附圖

    (3)  呈現類別比較: 直方圖
    直方圖雖然簡單,但因為我們眼睛很容易讀取,所以是非常好用的圖表。作者提到我們使用直方圖應該避免誤導,直方圖的X軸要從0開始,才不會放大兩種類別的差距。另一個我從沒注意到的重點是,直方圖的資料標籤要放在直方圖顏色裡面,若放在直方圖顏色外,也會影響讀者對兩個類別長度的比較判斷。直方圖類別的順序也很重要,因為讀者的眼睛是從左到右看,所以建議將最重要的類別放在左邊,才能強調重點。

    直方圖
    資料來源: Storytelling with Data書中附圖
    (4) 避免使用圓餅圖
    作者的觀點是任何形式(不論3D或非3D)的圓餅圖都應避免,因為人的眼睛無法透過圓餅圖,一眼看出各類別的差異,到底34%比較大、還是30%比較大? 圓餅設計看不出來,不如用水平直方圖取代,水平直方圖開始跟結束都有基準點,對於比較大小較容易。

    (5) 避免使用雙Y軸共用
    有時候我們想在同一張圖表呈現兩組資料,就會使用雙Y軸共用,例如同時呈現營收和利潤,同時用直方圖和線圖表示並且共用Y軸,但作者指出這會讓我們的讀者花更多時間才能搞懂雙軸的意義。替代方案是不要顯示Y軸的單位,直接顯示數字; 或者是將兩組資料的Y軸分開來呈現,讓讀者能更快一目了然。
    改良雙軸共用的直方圖&線圖
    資料來源: Storytelling with Data書中附圖
    3.簡化資料大掃除(Decluttering)
    減少視覺負擔可以讓聽眾在無意識的情況下更容易深入故事主題,但該如何減少視覺負擔? 作者引用了格式塔(Gestalt Principle of Visual Perception) 原則解釋,根據「相近」「相似」「封閉」「連續」原則,只要物品是在位置上相近,或是形體/顏色相近,或是在被圈選在某個區塊內,或感覺有連續趨勢,看的人會自然而然視為同一個群組(group),白話來說就是人的眼睛會「腦補」,只要一點點暗示,大腦就會自己把他想成一個群組。

    封閉原則
    資料來源: Storytelling with Data書中附圖
    所以我們可以依據此為EXCEL圖做「瘦身」,例如EXCEL圖形外的框線可以去掉,因為封閉原則會讓我們將右邊的圖視為完整的圖。
    即使沒有框線,也是完整圖表
    資料來源: Storytelling with Data書中附圖
    我們還可以根據以上原則,思考有哪些「圖表雜質」可以去除?  像是圖表內的橫線、資料標示點...,如果圖例可以在相對應的線旁,顏色又相同,又可以節省對應的力氣。這些資料雜質,就像是衣櫃裡不穿的衣服,原本覺得丟棄可惜,但其實不斷佔住看圖者的視覺空間,如果把他拿掉,就會瞬間感受大掃除後的清爽,而觀看資料圖表者也因為理解容易了,更願意往後聽這個故事。下圖就是左者把左邊資料雜質大掃除的成果,去除框線、資料標籤、並調整X&Y軸刻度呈現方式和圖例顏色,圖表更簡單閱讀。
    作者將資料雜質去掉的前後比較,右圖為完成圖
    資料來源: Storytelling with Data書中附圖
    4.幫資料畫重點
    說故事的最終目的是希望這個故事的重點深入人心,也就是讓人有「記憶點」,問題是人類記憶短暫,很多事情稍縱即忘,尤其當資訊過載時更不容易記憶。即使圖表已經經過簡化大掃除,還是需要一點時間理解重點在哪裡,所以我們需要顯著標示(Preventative Attributes),就是在一片資料海中幫我們的觀眾畫重點!畫重點除了幫助短期記憶以外,更希望能夠在一目了然之下幫助觀眾可以跟以前的記憶做連結,更甚者進入長期記憶。

    如何才是有效率的畫重點方式? 透過使用文字階層,標題與內文大小有區隔就可以做出最簡單的文字階層,用大小先讓觀眾區別哪些是先看的重點。還可以使用顏色區別,大原則是用顏色標示出故事的主軸,但必須注意顏色不能太多或太刺眼到無法關注重點,如果需要呈現的顏色過多,可以考慮用漸層方式展現資料(Excel設定格式化功能/色階); 最後是利用位置,通常人的視覺瀏覽東西呈現Z字形,先左上再慢慢往右下移動,所以可以依據重要性擺放資訊,並且適度利用置中功能增加閱讀方便性。

    文字階層畫重點
    資料來源: Storytelling with Data書中附圖
    圖片文字未調整置中前
    資料來源: Storytelling with Data書中附圖

    圖片文字調整置中後
    資料來源: Storytelling with Data書中附圖

    5.總結反思: 想法先行,技巧跟上
    回想起這幾年的資料視覺化學習,最大的心得應該是「要能夠快速因應不同需求」,如果站在聽眾的立場,最直接有效的確實如本書所講─去除資料圖表雜質、越簡單越好,然而由於需求的不同,有時候不一定能以一招應萬變。本書強調的是簡化圖表,但我認為複雜圖表也有需要的場景,純粹是看需求。

    即使如此,這本書仍是一次收穫良多的閱讀,資料視覺化的方法甚多,但重點是要「視覺化什麼」? 唯有先釐清自己的故事重點,才有辦法簡化資料、為聽眾畫重點。 書中的簡化技巧提供我們在做視覺化實用工具庫,不論是簡單或複雜圖表,只要多下些心思思考呈現方式,不一定要複雜的視覺化工具軟體,都可以說一個好故事。

    我也非常喜歡本書圖表的呈現方式,正如作者自己所言: 「簡潔有力」,重點明確又賞心悅目的圖表,讓人忍不住想讀下去,如果有興趣看這本書人我推薦英文版本,圖表跟說明都更原汁原味,在欣賞作者圖表的同時,也可以跟著作者思路,想想看如何對自己的資料圖表做「大掃除」。

    賞心悅目的書中圖表
    資料來源: Storytelling with Data書中附圖

    賞心悅目的書中圖表
    資料來源: Storytelling with Data書中附圖

    5.延伸閱讀書單
    這本書同時也提供許多延伸閱讀學習書單,以下列出原文與中譯版本供參考,也希望之後可以拜讀這些大作,並且再寫心得囉!

    (1) The Visual Display of Quantitative Information (by Edward Tufte)
     耶魯大學統計學家經典著作,提供大量圖表,該書提到必須要簡化一切非資料相關的篇幅,網路書評點此

    (2) Show Me the Numbers(by Stephen Few)
    除了圖表視覺化外,本書有特別推薦該書是有關「表格」視覺化建議實用。

    (3) Resonate(by Nancy Duarte)
    中文版本: 視覺溝通法則:科技、趨勢與藝術大師的簡報創意學
    作者多次提到Resonate用說故事方式強化聽眾記憶,字裡行間非常多概念引自此書,值得一讀。

    (4)The Visual Misscellaneum: A colorful guide to the world's most Consequential Trivia (by McCandless David)
    這本書展示了顏色在不同文化也有不同含意,運用顏色也要注意文化意義。

    (5) Beyond Bullet Points (by Cliff Atkinson)
    中文版本: 跳脫框架,用視覺說故事,以小搏大的逆轉簡報術
    以「說故事」方式要如何做簡報? 書中提供簡單的故事框架。

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